¿Es obligatorio fichar en 2026? Guía del registro horario digital

Sí. Registrar la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas españolas, sin importar su tamaño o sector, desde que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 (12 de mayo de 2019). Y en 2026 la exigencia se refuerza: se está tramitando un nuevo Real Decreto que convierte el registro horario digital en la única vía válida.

Qué dice la ley hoy (RDL 8/2019 y Art. 34.9 ET)

La norma vigente obliga a:

• Registrar el inicio y el fin de la jornada de cada día (no basta con las horas totales).
• Reflejar la hora real trabajada, no un horario teórico o pactado.
• Conservar los registros 4 años.
• Permitir el acceso a la persona trabajadora, a sus representantes legales y a la Inspección.

Qué cambia con el registro horario digital de 2026

El nuevo Real Decreto (en tramitación urgente) añade requisitos técnicos que el papel y el Excel no pueden cumplir:

• Inmutabilidad y trazabilidad: cualquier cambio debe quedar registrado (quién, qué, cuándo y por qué).
• Acceso remoto para la Inspección (ITSS) mediante una API estandarizada, para consultar los registros sin desplazarse.
• Prohibición expresa de papel, Excel y hojas de cálculo sin auditoría.
• Datos mínimos por registro: inicio, fin, pausas, identificación del trabajador y centro de trabajo.

¿Y el fichaje automático? ¿Es legal?

Un sistema que registra la jornada automáticamente según el horario es una comodidad válida siempre que refleje la realidad. La jurisprudencia (Audiencia Nacional, sentencia 22/2022) es clara: un registro basado en una jornada teórica prefijada no vale. La clave es que el trabajador valide (o corrija) cada jornada y que su fichaje manual prevalezca. Así el registro deja de ser "teórico" y pasa a ser veraz y validado.

Sanciones por no fichar

No llevar el registro es una infracción grave: las multas van de 751 € a 7.500 € por infracción, y se gradúan según el número de trabajadores afectados. En 2024 la Inspección levantó un 90 % más de actas que en 2019.

Cómo cumplir sin complicarte

Necesitas un sistema digital que sea inmutable, trazable, accesible para la ITSS y que conserve los datos 4 años. FichajeES cumple todo esto de serie: firma criptográfica HMAC-SHA256 en cada fichaje, acceso de solo lectura para la Inspección, exportación en formato oficial y copias de seguridad automáticas.